Bibliotecarul manager de proiect, Webinar pe platforma ZOOM

În zilele de 23 (Partea I) și 25 februarie (Partea a II-a), alături de aproximativ 200 de bibliotecari din toată țara, timp de 2 ore fiecare întâlnire am participat la webinarul ,,Bibliotecarul manager de proiect susținut de Marian Știrbescu, trainer Axioma Solutions.

Am învățat cum să gestionăm situațiile dificile și am participat în Metimeter (https://www.menti.com/) trecând numele mic și scriind secretul nostru în gestionarea cu succes a situațiilor dificile.

Am aflat Ce este un proiect (“Un proiect reprezintă o serie de activități, o inițiativă cu un caracter temporar, efectuată pentru a crea un produs, serviciu sau rezultat unic ”Project Management Institute ).

Proiectele sunt elaborate progresiv și secvențial.

Am aflat că proiectele pot fi personale și de Business. Proiectul de management este despre Leadership; Tehnici și practici de PM; Expertiza în domeniu.

Conducerea oamenilor/echipei este foarte importantă, modelul de leadership este centrat pe acțiune și presupune:

• Alocare de sarcini;
• Verificare progress;
• Validare realizare;
• Implicare/motivare;
• Delegare;
• Planificare sarcini;
• Să dăm ritmul;
• Încurajare;
• Acordare de ajutor/suport
• Facilitarea realizarii task-urilor (sarcini);
• Facilitarea interaciunii între oameni;
• Recunoașterea meritelor;
• Îndrumare (coaching+mentoring)
• Dezvoltare (cunoștințe/abilități/comportament).

Elementele cheie ale unui proiect sunt:

• Viziunea;
• Părțile implicate/ stakeholderi (Sponsorul, Project managerul, Clientul, Furnizorii, Autoritățile, Instituții, Membrii echipei de proiect, Colegi din alte departamente)
• Rolul fiecăruia
• Documentația
• Livrabilele
• Planul/Soluția aleasă
• Riscurile ce pot apare
• Echipa implicată.

,,Clientul unui proiect este oricine beneficiază/ consumă rezultatele proiectului.”

Despre stakeholderi

“Indivizii și organizațiile care sunt implicate activ în proiect, sau al căror interes poate fi afectat în mod pozitiv sau negativ de desfășurarea proiectului” (PMI.org)

Un proiect de management are faze și subfaze:

DEFINIRE ( Îi dăm start ideii)

•  Inițiere
•  Analiză
• Obținere acord 

PLANIFICARE ( facem un plan de lucru)

• Creare plan inițial
• Panificarea planului
• Obținerea de acorduri

EXECUȚIE

• Crearea livrabilelor
• Evaluare statusuri
• Gestionarea problemelor

ÎNCHEIEREA PROIECTULUI

• Acceptarea livrabilelor
• Identificarea lecțiilor învățate ( să nu se repete aceleași greșeli pentru proiectele viitoare)
•  Încheierea oficială.

Inițierea unui proiect constă în rezolvarea unei probleme și crearea unei oportunități.

Un proiect este reușit când valoarea beneficiilor este mai mare decât valoarea investițiilor.

Pentru o soluție optimă de realizare a proiectului se stabilește un echilibru între livrabile, cost și timp.

Modificarea unei dimensiuni conduce la modificarea a cel puțin uneia din celelalte două.

Este important să existe o armonizare între CLIENT (cerințe, limbaj client, precizie mare) și EXECUTANT (specificații, limbaj tehnic, precizie mare).

Pot exista mai multe tipuri de activități și eforturi de planificare:
1. Tasc simplu - poți schimba executantul
2. Rețeta de success ( poate fi scrisă să poata fi urmărită)
3. Planul de acțiuni ( rețeta se validează nu este un plan fix)
- Găsești rezolvarea pe loc
- Planul de acțiune vine ca răspuns la o situație
- Oamenii eșuează în execuție.
4. Planul de proiect (se iau in considerare toate variantele).
Întrebări de validare ale planului de proiect frecvent întâlnite:
- Sunt de față majoritatea persoanelor implicate în proiect?
- Am luat în considerare alte variante de lucru, ținând cont de riscuri?
- Avem alte exemple care să ne ghideze?
După ce ne-am pus aceste întrebări ne asigurăm că planul este înțeles de toți.

În partea a II-a a webinarului ,,Bibliotecarul manager de proiect susținut de Marian Știrbescu, trainer Axioma Solutions am aflat cum să aplicăm la nivelul bibliotecilor ce am învățat în prima parte. Ne-am împărțit în 15 echipe și ne-am apucat să schițăm proiectul. Tema a fost ,,Servicii pentru adolescenți”.

Munca în echipă a fost fructuoasă. Am avut de completat un Formular de inițiere (Project Brief).

Pentru a avea viziunea proiectului trebuie să pleci de la ,,Faptul că în localitate..."

Pentru a completa motivul în PLANUL INIȚIAL trebuie să răspunzi la întrebarea ,,De ce?". Oportunitatea pentru bussines sau problema de rezolvat.

Ce anume dorim să obținem? Rezultatul final, livrabile, livrabile intermediare, obiective.

Cum se obține - abordarea ( pe scurt), strategia aleasă.

Beneficiile obținute în urma proiectului: Tangibile și intangibile.

Iată câteva exemple de proiecte:

• Voluntar in biblioteca ta!- Crearea unui serviciu Baze de resurse pentru adolescenți. Formare de deprinderi, abilități și competențe în lumea INFORMAȚIEI.
• Adolescent Activ în Comunitatea Mea - Îndrăznește! Implică-te, că poți! Formarea adolescenților, ca viitori cetăţeni activi în comunitate, într-o societate aflată în continuă schimbare și promovarea prieteniei, lucrului în echipă, empatiei și a toleranței.
• Club de film și teatru - CINELIT . Atragerea adolescenților la bibliotecă pentru lectură, teatru, film, crearea de conținut media și îmbunătățirea abilităților tehnologice.

Mulțumim, EduCab România pentru oportunitatea oferită!